Тайм-менеджмент: как все успевать и научиться самодисциплине?

Сегодня мы поговорим с Наталией Романенко, президентом ECF Ukraine, на важную для современного человека тему - планирование. Как найти время на работу, семью и себя самого, когда вокруг столько дел и задач, и все нужно успеть "на вчера"?

1. Наталия, какие Вы можете выделить самые популярные и действующие техники тайм-менеджмента?

• Список задач / to do list

Наиболее популярной техникой управления временем можно назвать to do list. Ещё наши родители активно пользовались списками задач, которые нужно сделать за день. И более 2/3 современных людей ежедневно составляют списки для того, чтобы реализовать как можно больше целей и задач.

В традиционном формате to do list – это список дел, зафиксированных на бумаге, которые нужно выполнить в течении определенного времени (день, неделя). Реализуя их в определенной последовательности, просто вычёркивайте сделанное из списка.

• Матрица приоритетов / матрица Эйзенхгауэра

В области планирования и управления временем очень сложным является момент выбора того, что нужно выполнить первым. Расстановка приоритетов будет отличным выходом, если у вас очень много разноплановых дел. Какие-то из них более важные, какие-то более срочные. Современный человек настолько перегружает себя задачами, что находится в постоянном кризисе, реализовывая срочные дела, которые сыпятся со всех сторон. Рассортируйте задачи, разделив их по срочности и важности,

Матрица Эйзенхгауэра – это 4 квадранта (разделите лист блокнота или ежедневника 2 перпендикулярными линиями).

Одну из сторон матрицы назовите «срочное», вторую – «важное». У вас получились квадранты «не важно/не срочно», «важно/не срочно», «не важно/срочно» и «важно/срочно». Распределите свои сегодняшние задачи по 4 квадрантам, начните со «важно/срочно». Но в дальнейшем планировании ориентируйтесь на «важно/не срочно», начиная их выполнять с момента поступления задачи, вы выведете свой тайм-менеджмент (и свою жизнь) из кризиса.

• Метод Помидор (Pomodoro)

Простой и эффективный инструмент фокусирования на нужной деятельности. Поставьте будильник или таймер на 25 минут и занимайтесь одним делом, не отрываясь, все это время. 25 минут = 1 помидор (pomodoro).

Завершив один «помидор», сделайте перерыв 5-10 минут. Далее повторите 25-минутный этап деятельности, перерыв.

Через каждые 4 «помидора» делайте большой перерыв до 30 минут.

Данная техника позволяет повысить личную эффективность за счёт непрерывной работы и фокусирования на определенных задачах.

• Лягушки и слоны

Техника выполнения наиболее сложных (или неприятных) дел, которые мы откладываем “на потом” реализовывается под девизом: “Съешь лягушку на завтрак”. Это означает, что мы составляем список своих неприятных дел-лягушек и начинаем свой день с реализации 1-2 дел из этого перечня.

Можете также разбить лягушек по категориям – А, В, С, D и начинать с А-дел, наиболее срочных.

Дальнейшие задачи дня, которые не определяются вами как неприятные, будут выполняться с высокой мотивацией.

Метод реализации больших по объёму дел основан на стратегии “Ешь слона по частям”.  Вам сложно подступиться к объёмной задаче, не понимая, откуда брать время? Разбейте “слона” на части, которые в вашем воображении посильно (“съесть) выполнить. Подумайте, в какой последовательности нужно действовать? И начинайте с самых срочных и важных частей “слона”.

• Метод 10 минут

Если у вас есть проекты/задачи, на которые вы никак не можете найти время и поэтому постоянно их откладываете, попробуйте метод 10 минут. Суть в том, чтобы ежедневно выделять небольшое количество времени на реализацию проекта.

Составьте подробный план, продумав действия, которые приведут к реализации мечты. Ежедневно посвящайте 10 минут выполнению этих действий (но не прерывайтесь, если мотивированы работать в этот день больше). Главное в этой технике – действовать каждый день, без перерывов и исключений. Каждый день по 10 минут, и ваш проект или мечта будут воплощены в реальность.

2. Как приучить себя к планированию и самодисциплине?

Самодисциплина – это «технический навык», способность предпринимать намеченное вне зависимости от настроения. Умение следовать поставленной цели вопреки преградам реальным и вымышленным, лени и сиюминутным капризам. Повышение уровня самодисциплины – это скорее пресловутый «выход из зоны комфорта», не тяжкий труд, а систематические тренировки. Предлагаю сделать этот процесс осознанным и приятным, начав с таких 4-х шагов:

1.  Протестируйте свои цели.  Действительно ли они значимы и желательны для вас? Они на самом деле ваши или все же это отражение желаний других людей?

В основе целей человека лежат его желания, мечты и ценности. Протестировать свои цели вы можете, если обратите внимание на то, что действительно важно для вас. И чего вам очень хотелось бы получить. Подумайте, какие мечты или желания подтолкнули вас к постановке именно таких целей? С какой жизненной ценностью согласуется каждая ваша цель? Почему для вас важно достичь этой цели? Если вы пройдете этот первый шаг, большая вероятность, что проблем с самодисциплиной убавится во много раз.

2. Проанализируйте, каким образом вы распределяете свою энергию?

Возможно, недостаток самодисциплины – это просто усталость от избытка ненужных действий? А может это неэффективные коммуникации, неумение сказать «нет» или борьба с «поглотителями времени»? Найдите те места в своей деятельности, в которые вы неэффективно инвестируете свою энергию. Это точки вашего развития в ближайшее время.

3. Подумайте о поддержке. Что или кто будет вас поддерживать на пути развития самодисциплины? Работа в области личного развития требует достаточного уровня мотивированности. Подумайте, что (или кто) будет вашим источником мотивации?

К кому вы сможете обратиться за поддержкой, если ваша уверенность в своих силах в какой-то момент ослабеет?

Поддержкой могут быть близкие и друзья. И не думайте, что ваши проблемы уникальны. Может, стоит поискать поддержку среди тех, кто решает задачи, подобные вашим?

       4. Найдите свои триггеры. Для повышения уровня самодисциплины важно постоянно выполнять одни и те же действия.

Но бывает трудно начать, время уходит на раскачку и уговоры самого себя. Если вы найдёте то, что будет провоцировать вас на действия и одновременно формировать привычку, уговаривать себя больше не придется. Запустив триггер вы запустите свою деятельность.

Звонок важному для вас человеку, музыка, слова в блокноте, аффирмации, чья-то похвала – всё это может быть «спусковым крючком» для нужного поведения. Важно найти свой триггер, который будет поможет сформировать систему действий, ведущих к успеху.

3. Какие Ваши любимые "фишки" в планировании времени?

- Цель дня

Есть люди, ориентированные на процесс, а есть те, кого «драйвят» результаты. Я отношусь ко вторым,  и день без чётких и понятных результатов кажется проведенным впустую. Для того, чтобы видеть итоги дня, составляю список целей (например, на месяц или неделю) и каждый день выбираю из него приоритетную цель.

Цель дня не отменяет список запланированных дел, она усиливает личную эффективность. И помогает реализовывать то, что откладывается, игнорируется, обесценивается из-за расфокусированности.

- Приоритетная сфера жизни

Очень мотивирует планировать, отталкиваясь от сфер жизни, которые актуальны и приоритетны в данное время. К примеру, в сжатые сроки необходимо поправить свое финансовое положение или состояние здоровья. Данную сферу вы делаете приоритетной на определенное количество времени. И дальше действуете по схеме:

• Описываете сегодняшнее состояние сферы.
• Моделируете желаемое состояние приоритетной сферы. Сколько денег необходимо? К какому сроку? Для чего?
• Составляете перечень своих ресурсов и возможностей. С помощью чего вы сможете получить эту сумму?
• Определяете помехи и барьеры. Что может помешать достижению целей? Как предусмотреть и нейтрализовать помехи?
• Формируете план действий и реализовываете его к конкретному сроку.
• Оцениваете степень своей удовлетворённости достигнутым. И в случае позитивных результатов, переключаетесь на следующую приоритетную сферу.

- Метод «Идеальный день»

Женщины совмещают в своей жизни много ролей (коллега, сотрудница, мама, жена, подруга, дочь, сестра...) и стараются все их выполнить на 5+. От такого напряжения часто не хватает времени и сил на саму себя.

Каждой женщине нужен свой уголок вдохновения, место для восстановления и наполнения ресурсами. Это может быть ваше особое пространство, особенное для вас место. Или ваш особенный день. День, состоящий из дел и задач, которые хочется делать, которые наполняют и мотивируют.

Подумайте, чем вы хотите в этот день заниматься, а затем распределите желаемое - по времени или по тематике, или по сферам вашей жизни. Чтобы легче было представить свой идеальный день, визуализируйте его в виде таблицы.

Реализовывать свой идеальный день можно по возможности, но лучше делать всё по плану.

Установите периодичность – раз в неделю, месяц, квартал. Зафиксируйте идеальные дни в планировщике на год вперед. И воплощайте свое привлекательное будущее уже сегодня.

Интервью с Наталией Романенко